Mit dem Business Central Web-Client können weiterhin Belege per Mail wie im Windows-Client (RTC) gesendet werden.
Allerdings ist die Möglichkeit Mails vor dem Versenden mit Outlook zu bearbeiten nicht mehr vorgesehen (Option: In Outlook bearbeiten entfällt).
Dies betrifft Szenarien, wo Business Central auf eigenen Servern installiert ist (OnPrem) genauso, wie wenn Business Central in der Cloud läuft.
Je nach verwendeter Mail Infrastruktur gibt es unterschiedliche Erweiterungsmöglichkeiten.
Konfigurationsvarianten
SMTP-Mail
Das ist die einfachste Variante, die auch ohne zusätzliche Extensions auskommt.
Dafür muss die SMTP-Mail-Einrichtung konfiguriert und in der “Funktionsverwaltung: Erweiterte E-Mail Funktionen” deaktivert sein.
Mit der Funktion (z.B: aus der geb. Verkaufsrechnung) Drucken/Senden “Per E-Mail senden” wird der Beleg als PDF generiert und ein einfacher Dialog wird geöffnet.
Die Empfängeradresse wird autom. eingetragen, sowie der Betreff und der Anhang.
Das Mail kann so versendet werden oder der Versand durch Abbrechen nicht durchgeführt werden, die Absendeadresse ist immer in der SMTP-Mail-Einrichtung hinterlegte Adresse.
Mit der Option Senden (möglich als “Buchen un Senden…” sowie nur “Senden…” aus bereits gebuchten Belegen) werden die Sendeoptionen die beim Debitor/Kreditor hinterlegt sind vorgeschlagen.
Hier gibt es im Bereich E-Mail die Möglichkeit “Ja (Standardeinstellungen verwenden)” oder “Ja (Aufforderung für Einstellungen).
Je nach gewählter Option wird das Mail entweder ohne weitere Bearbeitungsmöglichkeit versendet (Standardeinstellungen) oder es öffnet sich wieder der Dialog wie oben beschrieben.
Folgende Einschränkungen:
Es ist nicht möglich eine andere Absendeadresse auszuwählen.
Es können keine weiteren Anhänge dazugefügt werden.
Die Textbearbeitungsmöglichkeiten sind eingeschränkt (keine Formatierungen etc.).
Erweiterung E-Mail – SMTP Connector
In dieser erweiterten Variante können mehrere E-Mail Konten angelegt werden und es gibt umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten vor dem Versand.
Zusätzlich werden die gesendeten E-Mails sowie Entwürfe gespeichert und können eingesehen, aufgerufen, bearbeitet und neuerlich gesendet werden.
Bezüglich der Einrichtung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Erweiterung: “Email – SMTP Connector” muss installiert sein
- E-Mail-Konten sind einzurichten: mehrere Konten können eingerichtet werden, 1 Konto ist das Standardkonto (Vorschlagswert für Absendeadresse).
- Funktionsverwaltung: Erweiterte E-Mail Funktionen ist für “Alle User” zu aktivieren
Der Ablauf ist gleich wie in der einfachen SMTP-Mail Variante, allerdings gibt es vor dem E-Mail Versand folgende wesentliche Bearbeitungsoptionen
- Die Absendeadresse kann geändert werden (Auswahl der eingerichteten E-Mail Konten steht zur Verfügung)
- Der E-Mail Text kann umfassend mittels eines WISIG-Editor formatiert werden.
- Es können weitere Anhänge manuell hinzugefügt werden
Erweiterung Microsoft 365 bzw. Aktueller Benutzer
Diese Erweiterungen sind nur im Zusammenhang mit Exchange Online verfügbar und erfordert die Einrichtung von freigegebenen Postfächern im Office 365 Admin Center.
Damit können für bestimmte Anwendungsszenarien eigenen Absendeadressen konfiguriert werden, oder die Verwendung des Kontos eines Benutzers unter dem er/sie sich angemeldet hat.
Weiterführende Informationen zum Thema E-Mail in Business Central Einrichtung | Microsoft